Professionelle Aktenführung in der Kommunalverwaltung

Die Standards der modernen Aktenführung

Das Handbuch vermittelt die Standards der Aktenführung für das 21. Jahrhundert aus der Sicht der kommunalen Praxis am Beispiel Baden-Württembergs. Es leistet den Know-how-Transfer zwischen den in Jahrhunderten entwickelten Regeln für Papierakten und dem digitalen Zeitalter.

Handlungsanleitungen zum Thema DMS und E-Akten

Das Werk enthält praktische Handlungsanleitungen, die Kommunen bei der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) sowie E-Akten helfen und sie bei der Strukturierung des E-Mail-Verkehrs, von Scanprozessen oder des kommunalen Internetauftritts unterstützen.

Die Inhalte

Der Autor arbeitet die grundlegende Bedeutung des »Kommunalen Aktenplans 21« als landesweiter Standard heraus. Er geht vertiefend auf dessen Ordnungssystematik ein und erläutert u.a. die Begriffe:

• Aktenplankennzeichen
• Objektkatalog
• Schema
• Aktenidentifikationsnummer

Wer den »Kommunalen Aktenplan 21« in der eigenen Kommune nutzen oder einführen will, profitiert von den praktischen Anweisungen zur Entwicklung dieser Ordnungsmerkmale für die eigene Kommune.

Klar gegliedert

Der Inhalt des handlichen Nachschlagewerks ist klar gegliedert und folgt systematisch den wesentlichen Schritten in der Existenz einer E-Akte oder Papierakte:

Warum Schriftgut? – Die rechtlichen Grundlagen

Geben Sie Ihrem Schriftgut ein Zuhause – Akte aus Papier oder E-Akte

Alle Akten zählen – Aktenbestand

Wie Sie Ihren Aktenbestand ordnen – der Aktenplan

Wie Sie Schriftgut loswerden – Aktenaussonderung

Die Erfordernisse elektronischer Aktenführung sind durchgängig berücksichtigt.

Mit Hinweisen zum Aktenplan 21 und lexikalischem Register

Ein Spezialteil widmet sich dem »Kommunalen Aktenplan 21«. Eine vertiefende Inhaltsangabe und ein lexikalisches Register vervollständigen das Werk.

Die Expertise des Autors

Der Autor Prof. Dr. Wolfgang Sannwald ist einerseits Praktiker. Er ist im Landratsamt Tübingen unter anderem seit 2004 für die Schriftgutverwaltung zuständig und hat die E-Akte in der eigenen Verwaltung eingeführt. Seit 1996 unterrichtet er andererseits über Akten, Aktenplan, Registratur und Archiv an der Verwaltungsschule des Gemeindetags Baden-Württemberg. Seit 2014 leitet er die Redaktion des »Kommunalen Aktenplans 21« im Auftrag von Gemeindetag und Landkreistag Baden-Württemberg und war langjähriger Vorsitzender der Arbeitsgemeinschaft der Kreisarchive beim Landkreistag Baden-Württemberg und langjähriges Mitglied der Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag.

Gemacht für ...

... alle Beschäftigten in Verwaltungen, die mit Akten arbeiten. Es ist auch in der Ausbildung einsetzbar.