RICHARD BOORBERG VERLAG

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21.07.2020

Prof. Dr. Wolfgang Sannwald

Für jeden Zweck das Passende: Aktenplan für die Akten, Produktplan für den Haushalt

Teil 1: Produktorientierte Aktenpläne

irina - stock.adobe.com

Für Baden-Württemberg haben sich die Herausgeber des Kommunalen Aktenplans 21, Gemeindetag und Landkreistag, 2013 dafür entschieden, den Kommunalen Aktenplan in der klassischen 0-9-Struktur weiterzuentwickeln. Dennoch stellt sich die Frage, warum der Kommunale Aktenplan nicht der Systematik des Kommunalen Produktplans folgt. Teil 1 befasst sich mit dem produktorientierten Aktenplan.

Produktorientierte Aktenpläne

Aktuell wird die Frage meist dann, wenn die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bevorsteht und in zeitlicher Nähe der Produktplan eingeführt wurde oder wird. Dann stellen manche Verwaltungen einerseits fest, dass sie für die DMS-Einführung unbedingt einen Aktenplan benötigen. Über Suchmaschinen alleine lässt sich eine rechtskonforme und praxistaugliche elektronische Aktenführung nicht sicherstellen. Andererseits runzelt manche Hauptamtsleitung die Stirn, weil der vor Jahrzehnten eingeführte Kommunale Aktenplan (0 bis 9-Aktenplan) – angelehnt an die kamerale kommunale 0 bis 9-Haushaltsgliederung – bei ihnen keine Anwendung und Pflege mehr findet. Je weniger der bisherige Aktenplan und generell das behördliche Schriftgut gepflegt wurde, desto lauter scheint der Ruf nach einem neuen Aktenplanwerk analog zur Gliederungssystematik des Produktplans zu vernehmen zu sein....[mehr]

Prof. Dr. Wolfgang Sannwald
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