RICHARD BOORBERG VERLAG

×

26.03.2020

Prof. Dr. Wolfgang Sannwald

Der standardisierte Kommunale Aktenplan 21

Moderne Aktenführung leicht gemacht

Wax - stock.adobe.com

Die elektronische Akte (E-Akte) ist vielerorts vor dem Roll-Out, Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) und Kommunen stehen in den Startlöchern. 

Ein unverzichtbares Instrument für die Ordnung elektronischer Akten ist der Aktenplan. Viele, die mit der Einführung elektronischer Akten befasst sind, warten auf den Aktenplan. Gemeindetag und Landkreistag Baden-Württemberg sind Herausgeber des Kommunalen Aktenplans 21, den auch viele Städte beschaffen. Die Aktenplanredaktion hat für den akuten Bedarf nun eine Vorgehensweise erarbeitet, durch die ab sofort ein vollständiger Aktenplan zur Verfügung steht. Dieser Aktenplan wird als „standardisierter Aktenplan“ bezeichnet. Dieser standardisierte Aktenplan ist immer vollständig umfassend, bildet also sämtliche gültigen Aktenzeichen ab. Diese werden innerhalb seiner bestehenden, einheitlichen hierarchisch-dezimalen Struktur abgebildet, die im DMS hinterlegt werden kann.

Durch diese Vorgehensweise erhält der Kommunale Aktenplan 21 bereits jetzt eine Dynamik, die ihn auch in Zukunft auszeichnen wird. In dieser Dynamik liegt eine der Stärken des Kommunalen Aktenplans 21:  Eine permanent arbeitende Redaktion wird den Aktenplan ständig an Aufgabenzuwächse oder Aufgabenänderungen in der kommunalen Praxis anpassen.

Wird der Aktenzeichenbestand durch die Redaktion verändert, kann exakt bezeichnet werden, welche standardisierten Aktenzeichen sich ändern und welcher neue Standard gilt. Die neue standardisierte Aktenplanversion wird stets auf der letzten standardisierten Version aufbauen. Viele Anbieter bieten ihren Kunden in ihrem DMS ein Instrument an, mit dem die neueste Aktenplanversion automatisiert eingespielt werden kann oder können wird. Wer den aktuellen Standard des Kommunalen Aktenplans 21 einmal bei sich hergestellt hat, profitiert von den automatisierten Updates, die im Richard-Boorberg-Verlag erscheinen. Voraussetzung hierfür ist die einmalige Einführung des Aktenplanstandards in der Kommune. Der einmalige Aufwand besteht darin, die Aktenzeichen aller vorhandenen Akten (am besten nach Durchführung eines Aktenaussonderungsverfahrens) manuell auf die Aktenzeichen des standardisierten Kommunalen Aktenplans umzustellen. Eine automatisierte Umstellung kann beim erstmaligen Herstellen des Standards in der Regel nicht erfolgen, da der Aktenplan in vielen Kommunen örtlich ergänzt oder individuell verändert wurde. An dieser Stelle bringt die einmalige Herstellung des standardisierten Aktenplans den Kommunen in Zukunft Vorteile: dann profitieren sie von automatisierten Aktualisierungen statt individuellem Wildwuchs...[mehr]

Prof. Dr. Wolfgang Sannwald
Quelle: